Si cualquier investigador o usuario de los archivos desea hacer un uso público de los documentos para trabajos de investigación, difusión, exposiciones o cualquier otra actividad cultural, deberá firmar un Convenio con el Ministerio.
Para ello se contactará previamente con el Archivo que facilitará el modelo de convenio adecuado a finalidad de la publicación; siendo necesaria la presentación de una solicitud, que deberá incluir los datos personales del solicitante, el código de referencia/signatura del documento/s objeto de la reproducción y la página/folio que se desea reproducir, así como el título de la publicación donde se va a incluir la reproducción y la denominación de la institución que va a realizar dicha edición.
En la publicación resultante, la procedencia de los documentos o imágenes se citará obligatoriamente de la siguiente manera:
Cuando la publicación se realice fuera de España, la procedencia de los documentos o imágenes se citará de la siguiente forma: